শাখা ব্যবস্থাপক- মাইক্রোফিন্যান্স

পরিকল্পনা প্রনয়ন ও বাস্তবায়নমূলক কাজ-

• প্রতিবছর ১৫ জুনের মধ্যে শাখার পরবর্তী অর্থবছরের জন্য বার্ষিক পরিকল্পনা ও বাজেট তৈরী করে এলাকা সমন্বয়কারীর নিকট দাখিল করা।
• বার্ষিক পরিকল্পনা অনুয়াযী প্রত্যেক মাসে শাখার নির্ধারিত ছকে টার্গেট অর্জন প্রতিবেদন তৈরী করে প্রতিমাসের ৩ তারিখের মধ্যে এলাকা সমন্বয়কারীর নিকট জমা দেয়া।
• শাখার আগাম পূর্ণ পরিশোধ পরিকল্পনা, নতুন সদস্য ভর্তি পরিকল্পনা, অগ্রসর ও এমডিপি ঋণ বিতরণ পরিকল্পনা, ডিপিএস পরিকল্পনা, মেয়াদ উত্তির্ণ সদস্য পরিকল্পনা প্রণয়ন, সঞ্চয় ফেরত পরিকল্পনা প্রনয়ন করে প্রতি মাসের ৩ তারিখের মধ্যে এলাকা সমন্বয়কারীর নিকট দাখিল করা।
• প্রতি শনিবার সাপ্তাহিক ঋণ বিতরণর পরিকল্পনা তৈরী করে এলাকা সমন্বয়কারীর নিকট দাখিল করা।
• প্রতিদিন সদস্য ভিত্তিক বকেয়া আদায় পরিকল্পনা প্রণয়ন করা এবং শতভাগ সদস্যের বকেয়া আদায় নিশ্চিত করা।
• সমিতি /এলাকা পরিদর্শন করে সমিতির সম্প্রসারন, আইজিএ ভিত্তিক সদস্য চিহ্নিত করণ সহ শাখার সম্প্রসারণ বিষয়ে সমিতি ভিত্তিক ভবিষ্যত পরিকল্পনা প্রনয়ন করতে হবে যাতে করে প্রতিটি সমিতিতে ন্যুনতম ১০ লক্ষ টাকার ঋণ স্থিতি বিরাজমান থাকে।

কর্মী উন্নয়ন ও প্রশিক্ষণ কাজ-

• প্রতিদিন সকাল ৭.৩০ মিনিট শাখার সকল কর্মকর্তাদের লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারন করা এবং মাঠ পর্যায়ে সমস্যা সংক্রান্ত বিষয়ে প্রয়োজনীয় দিক নির্দেশনা প্রদান সহ দৈনিক লক্ষ্যমাত্রা অর্জন বিষয়ে কর্মীদের প্রয়োজনীয় পরামর্শ প্রদান করা।
• শাখার সাপ্তাহিক সভার মাধ্যমে সংস্থার সকল প্রকার নীতিমালা সম্পর্কে কর্মকর্তাদেরকে জ্ঞাত করা এবং কর্মীদের দক্ষতা উন্নয়নের জন্য জোরালো ভ’মিকা রাখা।
• কর্মীর কাজের মুল্যায়ন করা এবং তাকে লিখিত ভাবে প্রয়োজনীয় পরামর্শ প্রদান করা।

সুপারভিশন ও মনিটরিং কাজ-

• পরিকল্পনা অনুযায়ী প্রতিদিন শাখার ঋণ বিতরণ, ঋণ আদায়, সঞ্চয় আদায় ও সঞ্চয় ফেরত বকেয়া আদায় ও নতুন বকেয়াকারী সদস্য তথ্য সংগ্রহ করে শাখার শতভাগ আদায় নিশ্চিত করা।
• শাখার শতভাগ ঋণ প্রস্তাবনা মাঠ পর্যায়ে যাচাই করে অনুমোদন দেয়া ও প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অনুমোদন প্রাপ্তীর জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহন করতে হবে।
• দৈনিক কমপক্ষে ১টি সমিতি পরিদর্শন করা, সমিতির শতভাগ পাশবই যাচাই করা, সকল প্রকার আর্থিক লেনদেনের ক্ষেত্রে শুদ্ধাচার নীতি অবলম্বন বিষয়ে কার্যকর নীতি বাস্তবায়ন করা ও মাঠ কর্মকর্তাদের আর্থিক দূর্ণীতি চিহ্নিত করে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহন করা।
• শাখার উৎপাদনশীলতার সূচক সমূহ কর্মী ভিত্তিক দৈনিক, সাপ্তাহিক ও মাসিক ভিত্তিতে মনিটরিং করা, প্রয়োজন সফটওয়ার ভিত্তিক/ সরজমিনে যাচাই করে সঠিকতা নিশ্চিত করতে হবে এবং কাঙ্খিত লক্ষ্যমাত্রা অর্জনের জন্য কর্মী ভিত্তিক পদক্ষেপ গস্খহন করতে হবে।
• শাখার মাসিক এমআইএস ও এআইএস প্রতিবেদন সমূহ সংশ্লিষ্ট নথিপত্র ও সফটওয়ারের সাথে ক্রসচেক করে নির্ভুল তথ্য সন্নিবেশন করা হয়েছে মর্মে যথাযথ পদক্ষেপ গ্রহন করতে হবে।
• ত্রৈমাসিক ব্যালেন্সিং করে শাখার আর্থিক চিত্রের ডিকলারেশন দিতে হবে এবং মাঠ পর্যায়ে আর্থিক দুর্নীতি নিয়ন্ত্রনে রাখার জন্য শতভাগ দায়ভার গ্রহন করতে হবে

পারসোনাল ম্যানেজমেনট ও প্রশাসনিক কার্যক্রম-

• শাখায় কর্মকর্তাদের কর্মে যোগদান, বদলী জনিত দায়িত্ব হস্তান্তর প্রক্রিয়া সম্পাদন, বাৎসরিক ইনক্রিমেন্ট প্রদান,অব্যহতি প্রদান, ছুটি মঞ্চুর, সাধারণ ছুটিকালীন অফিস নিরাপত্তা বিধান, যে কোন ধরণের স্থায়ী সম্পদ (মোটরসাইকেল, ল্যাপটপ, মোবাইলফোন ইত্যাদি ) নিরাপত্তা বিধান, আবাসন ব্যবস্থাপনা, মেস ব্যবস্থাপনা, সুশৃংখল অফিস ব্যবস্থাপনা সহ ক্যাশ ইনহ্য্যান্ড নিয়ন্ত্রন ও সংরক্ষণ বিষয়ে মূখ্য ভূমিকা পালন করতে হবে।
• শাখার অফিস ব্যবস্থাপনার মানোন্নয়ন, সাইনবোর্ড স্থাপন ও আবাসনের পরিষ্কার পরিচ্ছন্নতা নিশ্চিত করা।
• অফিস আদেশের প্রতি শ্রদ্ধাবোধ থাকা, মেনে চলা, অফিস আদেশ কার্যকরনে জোরালো ভ’মিকা রাখা সহ সকল স্তরে জবাবদিহিতা নিশ্চিত করে কর্ম পরিবেশ তৈরী করতে হবে।
• নিরীক্ষা বিভাগ কর্তৃক আওতাধীন শাখা নিরীক্ষাকালে শাখা পরিদর্শন করা এবং নিরীক্ষা সমাপণী সভায় অংশগ্রহণ করা এবং যথাসময়ে নিরীক্ষা ফিডবেক প্রদান করা।
• নারী ঘটিত যে কোন অপরাধের জন্য তাৎক্ষণিক প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেয়া।
• শাখার প্রয়োজনীয় সংখ্যক নথিপত্র ও ফাইল সংরক্ষণ করতে হবে এবং একটি সুসংগঠিত তথ্য ভান্ডারে রুপান্তরিত করতে হবে যাতে সকল প্রকার তথ্য নিমিশেই পাওয়া যায়।

আর্থিক ব্যবস্থাপনা-

• আর্থিক প্রতিষ্ঠান হিসাবে শাখাকে পরিকল্পনা মোতাবেক গুণগত মান ঠিক রেখে লাভজনক ও আত্মনির্ভরশীল শাখায় পরিণত করতে হবে।
• অনুমোদনবিহীন কোন প্রকার আর্থিক লেনদেন যাতে সংগঠিত না হয় সে বিষয়ে মূখ্য ভূমিকা পালন করতে হবে।
• শাখার সকল আর্থিক লেনদেনের যৌক্তিকতা যাচাই করে বিধি মোতাবেক সকল ভাউচার, ক্যাশ বই যাচাই করণ সহ সাধারণ খতিয়ানে অন্তর্ভূক্ত হয়েছে কিনা নিশ্চিত হয়ে প্রতিদিন স্বাক্ষর করতে হবে।
• প্রতিদিন শাখার হাতে নগদ এবং ব্যাংক ব্যালেন্স ্নিয়ন্ত্রনে রাখা এবং টাকা জমা ও উত্তোলনের ক্ষেত্রে ঝুঁকি নিয়ন্ত্রন করার জন্য শাখা ও ব্যাংকের সাথে উত্তম যোগাযোগ / সমন্বয় করে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহন করা।
• সাপ্তাহিক ক্যাশ ফ্লোর ভিত্তিতে শাখার অগ্রগতি মনিটরিং করা এবং তহবিল চাহিদার যৌক্তিকতা নির্ণয় করে অভ্যন্তরীণ তহবিল প্রদানের জন্য প্রস্তাবনা দাখিল করা।
• সকল প্রকার আর্থিক দুর্নীতি রহিত করার জন্য বিধিবদ্ধ সকল আর্থিক নীতিমালা বাস্তবায়ন নিশ্চিত করা।

যোগাযোগ ও সমন্বয় সাধন-

• প্রতিমাসে এলাকা সমন্বয়কারীর নেতৃত্বে এলাকার মাসিক সমন্বয়সভায় যোগদান করা এবং শাখার মাসিক অগ্রগতির তথ্য উপস্থাপন করা।
• সরকারী বিভাগ ও উপজেলা প্রশাসনের সাথে উত্তম সমন্বয় কওে স্থানীয় সম্পদ সংগ্রহ এবং সরকারের সকল বিভাগের সাথে প্রয়োজন অনুযায়ী যোগাযোগ নিশ্চিত করতে হবে।
• স্থানীয় প্রশাসন, গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তির সাথে পরিচিত হওয়া এবং যোগাযোগ রাখার পাশাপাশি প্রভাবশালী বা ভাল-মন্দ উভয় প্রকৃতির মানুষ সম্পর্কে ধারণা রাখা।
• কম্পোনেন্ট প্রধানদের সাথে উত্তম সমন্বয় রক্ষা করে প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান ও কার্যক্রম সম্পাদনে অগ্রনি ভ’মিকা পালন করা।

প্রতিবেদন প্রণয়ন ও দাখিল-

• প্রতি মাসের ৩ তারিখের মধ্যে মাসিক কর্মপরিকল্পনা ও বিগত মাসের কাজের অগ্রগতি প্রতিবেদন দাখিল করতে হবে।
• শাখার সফটওয়ার দৈনন্দিন ভিত্তিতে হালনাগাদ রাখার জন্য হিসাব রক্ষণ কর্মকর্তার সাথে সমন্বয় সাধন ও প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিয়ে সফটওয়ার হালনাগাদ রাখতে হবে।
• সংস্থার অভ্যন্তরীণ ও বহিঃবিভাগের চাহিদা অনুযায়ী সকল প্রকার মাসিক/ ত্রৈমাসিক/ প্রতিবেদন সমুহ যথাযথভাবে নির্দিষ্ট সমযে প্রেরণ করতে হবে।
• শাখার দৈনন্দিন অগ্রগতি তথ্য এক্সএল সিট/ এসএমএস এর মাধ্যমে এলাকা সমন্বয়কারীর নিকট প্রেরণ করতে হবে।